Seit dem 1. Januar 2025 gilt für deutsche Unternehmen eine neue Pflicht: Wer im B2B-Bereich Rechnungen empfängt, muss elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format annehmen können. Doch die Details sind komplizierter, als es auf den ersten Blick aussieht – und viele Betriebe wissen noch nicht, ob und ab wann sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen.

Diese Beitrage nicht verpassen

4 verwandte Artikel

Einführung: 1. Januar 2025 · Pflicht für: Unternehmen (B2B) · Übergangsfrist bis: 31. Dezember 2026 · Formatanforderung: Strukturiertes Format · Ausnahmen: Kleinunternehmer, Privatpersonen

Kurzüberblick

1Bestätigte Fakten
2Was unklar ist
  • Exakte Vereinsregelungen bei gemeinnützigen Organisationen
  • Internationale Ausnahmen bei EU-Grenzfällen
  • Spezifische Software-Anforderungen je nach Branche
3Zeitleisten-Signal
  • 2025: Empfangspflicht für alle
  • 2027: Versandpflicht ab 800.000 Euro Umsatz
  • 2028: Vollständige Versandpflicht
4Wie es weitergeht
  • Kleinunternehmer bleiben dauerhaft von der Versandpflicht befreit
  • Technische Umstellung bei größeren Unternehmen erforderlich
  • Übergangsfristen ermöglichen schrittweise Anpassung

Die folgende Tabelle fasst die zentralen Parameter der E-Rechnungspflicht zusammen, wie sie das Bundesfinanzministerium und die IHK Dresden bestätigt haben.

Label Wert
Startdatum 01.01.2025
Betroffene Unternehmen B2B
Übergang bis 31.12.2026
Quelle BMF Strukturiertes Format Pflicht
Kleinunternehmer-Grenze (neu) 25.000 Euro Jahresumsatz
Versand ab 2027 >800.000 Euro Vorjahresumsatz
Archivierung 10 Jahre (GoBD)

Ist eine E-Rechnung ab 2025 Pflicht?

Ja – aber die Pflicht ist gestaffelt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können, wenn ihnen eine solche ausgestellt wird. Das Format muss strukturiert sein: Also XRechnung oder ZUGFeRD, nicht einfach ein PDF. Das haben die offiziellen FAQ des Bundesfinanzministeriums klar gestellt.

Zeitlicher Ablauf

  • 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen
  • 1. Januar 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz
  • 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle B2B-Unternehmen (außer Kleinunternehmer)

Die Übergangsfrist bis Ende 2026 erlaubt es Betrieben, sich technisch umzustellen. Ab 2026 sind PDFs noch eingeschränkt erlaubt, aber die Uhr läuft.

Rechtliche Grundlage

Die Pflicht basiert auf EU-Recht und wurde durch das Wachstumschancengesetz in deutsches Recht überführt. Der Bundesrat hat am 22. November 2024 dem Jahressteuergesetz 2024 zugestimmt, das die Befreiung für Kleinunternehmer regelt (IHK Dresden).

Die E-Rechnungspflicht betrifft jeden, der im B2B-Bereich agiert – die Empfangspflicht gilt seit 2025, die Versandpflicht folgt gestaffelt nach Umsatz.

Fazit: Die Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle. Wer selbst E-Rechnungen versenden muss, hängt von Umsatz und Unternehmensform ab.

Für wen ist die E-Rechnung verpflichtend?

Die E-Rechnungspflicht betrifft Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen mit anderen Unternehmen haben – also den B2B-Bereich. Dabei spielt es keine Rolle, welche Rechtsform, Branche oder Größe ein Betrieb hat, solange er unternehmerisch agiert.

B2B-Transaktionen

  • Alle inländischen Geschäfte zwischen zwei Unternehmen fallen unter die Pflicht
  • Steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8-29 UStG sind ausgenommen (z.B. Finanzdienstleistungen)
  • Leistungen an Vereine, die nicht Unternehmer sind, sind nicht betroffen (Bundesfinanzministerium)

Unternehmen und Behörden

Auch Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen als E-Rechnung ausgestellt werden – hier gelten dieselben Formatanforderungen. Die E-Rechnungspflicht gilt unabhängig von Rechtsform, Branche oder Umsatz im B2B-Bereich (Fachportal für XRechnung-Standard).

Was viele nicht wissen: Selbst wenn Sie selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen, können Sie ab 2025 verpflichtet sein, diese von Ihren Geschäftspartnern anzunehmen.

Warum das relevant ist

Jedes Unternehmen muss ab 2025 E-Rechnungen annehmen können – auch Kleinunternehmer, die selbst nicht versandpflichtig sind.

Wer ist von der E-Rechnung befreit?

Es gibt mehrere Ausnahmen von der Pflicht. Die wichtigste betrifft Kleinunternehmer: Sie sind dauerhaft vom Versand von E-Rechnungen befreit, wie §34a UStDV eindeutig regelt (Steuerportal Steuertipps.de).

Kleinunternehmer

  • Jahresumsatz unter 25.000 Euro (ab 2025 angehoben von 22.000 Euro)
  • Keine umsatzsteuerliche Regelbesteuerung
  • Dauerhafte Befreiung von der Versandpflicht
  • Aber: Bei Wechsel zur Regelbesteuerung müssen E-Rechnungen ausgestellt werden (Bundesfinanzministerium)
Warum das relevant ist

Kleinunternehmer sparen sich die technische Umstellung komplett – sowohl beim Versand als auch (noch) beim Empfang, solange sie nur von anderen Kleinunternehmern Rechnungen erhalten.

Privatpersonen und Vereine

  • B2C-Geschäfte (an Privatpersonen) fallen nie unter die E-Rechnungspflicht
  • Leistungen an juristische Personen ohne Unternehmereigenschaft (z.B. gemeinnützige Vereine) sind ausgenommen
  • Gemeinnützige Organisationen ohne Umsatzsteuererklärung können von der Pflicht ausgenommen sein (Fastbill Fachportal)

Weitere Ausnahmen

  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto: dürfen als Papier oder PDF versendet werden (Bundesfinanzministerium)
  • Fahrausweise nach §34 UStDV: von der Pflicht ausgenommen
  • Pro-forma-Rechnungen zu Dokumentationszwecken: ausgenommen
  • Rechnungen ins Nicht-EU-Ausland: von der Pflicht befreit

Die Befreiung für Kleinunternehmer und B2C-Geschäfte entlastet den Großteil der Einzelunternehmer – doch die Empfangspflicht bleibt für fast alle B2B-Unternehmen bestehen.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Nur ein strukturiertes elektronisches Format zählt als E-Rechnung. Ein PDF ist das nicht – es ist ein Bildformat, das keine strukturierte Datenerfassung ermöglicht.

Definition E-Rechnung

Eine E-Rechnung liegt nur vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das hat das Bundesfinanzministerium in seinen offiziellen FAQ eindeutig definiert.

Erlaubte Formate

  • XRechnung: Das deutsche Standardformat, das der EU-Norm EN 16931 entspricht
  • ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl menschenlesbar als auch maschinell auswertbar ist
  • EDI: Erlaubt, wenn die Übertragung EN 16931-kompatibel ist
Praxis-Hinweis

Die meisten Buchhaltungsprogramme und Rechnungsstellungs-Tools haben 2025 entsprechende Updates veröffentlicht. Prüfen Sie, ob Ihre Software E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format unterstützt.

Die Umstellung von PDF auf strukturierte Formate ist für Unternehmen der größte operative Schritt – XRechnung und ZUGFeRD sind dabei die gesetzlich anerkannten Standards.

E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmerregelung ist die wohl wichtigste Ausnahme für Selbstständige und kleine Betriebe. Sie schützt vor dem technischen Aufwand, der mit der Umstellung auf E-Rechnungen verbunden wäre (Fastbill Fachportal).

Grenzen und Ausnahmen

Kleinunternehmer nach §19 UStG, also Betriebe mit einem Jahresumsatz von maximal 25.000 Euro und ohne umsatzsteuerliche Regelbesteuerung, müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Das regelt §34a UStDV eindeutig. Auch nach Ablauf der Übergangsfristen aus dem Wachstumschancengesetz sind Kleinunternehmer nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden (IHK Dresden).

  • Umsatzgrenze: 25.000 Euro (ab 2025)
  • Keine Versandpflicht für E-Rechnungen
  • Aber: E-Rechnungen annehmen müssen sie ab 2025 trotzdem
  • Bei Regelbesteuerung: E-Rechnungen sind dann Pflicht

Praktische Tipps

Wenn Sie Kleinunternehmer sind und E-Rechnungen empfangen, brauchen Sie eine Software, die das Format verarbeiten kann. Das muss keine teure Lösung sein – viele moderne Buchhaltungsprogramme unterstützen XRechnung und ZUGFeRD bereits.

Wichtig: Auch wenn Sie selbst keine E-Rechnungen versenden müssen, sollten Sie Ihren Geschäftspartnern mitteilen, ob Sie E-Rechnungen empfangen können. Ab 2025 müssen Unternehmen Ihnen gegenüber annahmebereit sein.

Kleinunternehmer profitieren von einer dauerhaften Befreiung – doch die Empfangspflicht ab 2025 trifft auch sie, wenn größere Geschäftspartner strukturierte Rechnungen senden.

Zeitleiste der E-Rechnungspflicht

Bundesrat stimmt Jahressteuergesetz 2024 zu – Kleinunternehmer-Befreiung offiziell beschlossen (IHK Dresden)

Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen startet. Ab jetzt müssen alle Betriebe E-Rechnungen annehmen können (Bundesfinanzministerium) Hier finden Sie weitere Informationen zur E-Rechnungspflicht 2025, einschließlich der Frage, ob Hunde rohes Hühnchen fressen dürfen. Hunde rohes Hühnchen fressen

Übergangsphase: PDFs noch eingeschränkt erlaubt, aber Umstellung sollte beginnen

Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab diesem Zeitpunkt müssen größere Betriebe selbst E-Rechnungen ausstellen (Fachportal erechnung-tool.de)

Vollständige Versandpflicht für alle B2B-Unternehmen – außer Kleinunternehmer, die weiterhin ausgenommen bleiben (Fachportal für XRechnung-Standard)

Bestätigte Fakten und Unklarheiten

Bestätigt

  • Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ab 1. Januar 2025
  • Kleinunternehmer nach §19 UStG sind dauerhaft von der Versandpflicht befreit
  • PDF-Rechnungen gelten seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung
  • Strukturiertes Format (XRechnung, ZUGFeRD) erforderlich
  • Archivierungspflicht: 10 Jahre nach GoBD
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto ausgenommen
  • Steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8-29 UStG nicht betroffen

Unklar

  • Exakte Behandlung von gemeinnützigen Vereinen bei Grenzfällen
  • Internationale Ausnahmen bei grenzüberschreitenden EU-Geschäften
  • Spezifische technische Anforderungen für einzelne Branchen
  • Konkrete Sanktionen bei Nichteinhaltung

Was die Experten sagen

Die Regelungen zur verpflichtenden E‑Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht.

Bundesfinanzministerium (Offizielle Behörde)

Auch nach Ablauf der Übergangsfristen aus dem Wachstumschancengesetz sind die Kleinunternehmer nicht verpflichtet E-Rechnungen auszustellen.

IHK Dresden (Wirtschaftsverband)

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, das regelt § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV).

Steuertipps.de (Steuerportal)

Zusammenfassung

Die E-Rechnungspflicht ist keine abstrakte Zukunftsmusik mehr – sie betrifft Ihr Unternehmen seit dem 1. Januar 2025, zumindest beim Empfang. Die gute Nachricht für Kleinunternehmer: Sie bleiben dauerhaft von der Versandpflicht befreit, wie §34a UStDV eindeutig regelt. Für größere Unternehmen gilt: Die Zeit rennt. Ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz selbst E-Rechnungen ausstellen, und ab 2028 folgt die vollständige Pflicht für alle.

Was viele unterschätzen: Allein die Empfangspflicht ab 2025 bedeutet, dass jedes Unternehmen technisch in der Lage sein muss, strukturierte E-Rechnungen zu verarbeiten – und das betrifft auch Kleinunternehmer, die von ihren größeren Geschäftspartnern entsprechende Rechnungen erhalten werden.

Unternehmen, die bis Ende 2026 keine Empfangslösung implementiert haben, riskieren steuerliche Absetzungsprobleme bei Betriebsprüfungen.

Verwandte Beiträge: Payback American Express Karte – Vorteile, Kosten, Beantragung 2025

Weitere Quellen

fuer-gruender.de, haufe.de

Unternehmen sollten die Ausnahmen und Fristen zur E-Rechnungspflichtgenau prüfen, um Ausnahmen für Kleinunternehmer optimal zu nutzen.

Häufig gestellte Fragen

Wann muss ich E-Rechnungen erstellen?

Die Erstellungspflicht hängt von Ihrem Umsatz und Ihrer Unternehmensform ab. Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 sind Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz zum Versand verpflichtet. Ab 2028 gilt die Vollpflicht für alle B2B-Unternehmen, außer Kleinunternehmer.

Was passiert bei Nichteinhaltung?

Die genauen Sanktionen sind noch nicht in jedem Detail geklärt. Grundsätzlich können fehlende oder fehlerhafte E-Rechnungen zu steuerlichen Problemen führen, da das Finanzamt die Absetzbarkeit ablehnen kann. Bei wiederholter Nichteinhaltung können Bußgelder drohen.

Welche Software brauche ich für E-Rechnungen?

Sie brauchen eine Software, die E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erstellen und empfangen kann. Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme wie DATEV, Lexware oder sevDesk haben entsprechende Funktionen bereits integriert. Prüfen Sie, ob Ihr aktuelles System update-fähig ist.

Gilt die Pflicht für Auslandsgeschäfte?

Für Rechnungen ins Nicht-EU-Ausland sind Sie von der E-Rechnungspflicht befreit. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU gelten die gleichen Regeln wie für inländische B2B-Geschäfte – Sie müssen E-Rechnungen annehmen und ab 2027/2028 auch selbst versenden.

Wie archiviere ich E-Rechnungen?

E-Rechnungen müssen revisionssicher 10 Jahre archiviert werden – das regeln die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern). Die Archivierung muss im Originalformat erfolgen und für das Finanzamt jederzeit lesbar sein. Elektronische Archivsysteme oder zertifizierte Software-Lösungen erfüllen diese Anforderungen.

Kann ich hybride Formate nutzen?

Ja, das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Format, das sowohl für Menschen lesbar (PDF) als auch maschinell auswertbar ist. Das macht es zu einer guten Übergangslösung. Die EU-Norm EN 16931-kompatiblen EDI-Formate sind ebenfalls weiterhin erlaubt.

Wer überwacht die Einhaltung?

Die Überwachung erfolgt durch das Finanzamt im Rahmen von Betriebsprüfungen. Bei steuerlich relevanten Rechnungen wird kontrolliert, ob die Pflichten zur E-Rechnung eingehalten wurden. Eine eigene Behörde für die Durchsetzung gibt es bisher nicht – das Finanzamt fungiert als Kontrolleur.